Al planificar la comunicación interna y el flujo de trabajo, estructurar un organigrama es fundamental para agilizar los procesos, garantizar el mejor funcionamiento de la organización resultando esencial en todo negocio o empresa al margen del tamaño o área en que se desenvuelva, este tiene como objetivo presentar de forma clara, objetiva y directa, la estructura jerárquica de la empresa. La estructura organizacional de una empresa depende de su naturaleza y dimensión. Y para esta planificación, es esencial desarrollar organigramas que promuevan la interacción y comunicación frecuente entre las áreas de marketing, ventas y producción.
La importancia que el personal de la organización tenga el suficiente conocimiento del organigrama al margen del nivel jerárquico al que pertenezca, en gran parte porque les proporcionará una idea más clara de la responsabilidad que debe asumir cada persona dentro de la entidad, además de formar una identificación entre el empleado y la compañía.
Diagrama Organizacional, Departamentos y Funciones.
Todas las organizaciones tanto públicas como privadas tienen o deben tener una estructura organizativa con jerarquías para el manejo racional de la misma, las estructuras organizativas una vez planteada se grafica en lo que se conoce como “Organigrama” o “Diagrama Organizacional”. Los organigramas muestran todos los niveles tanto verticales como horizontales de la organización, es decir, se indican los niveles desde la jefatura mayor o gerencial hasta el nivel operativo principalmente para entender visual y rápidamente tanto la estructura como el nivel en el cual se encuentra en trabajador dentro de la misma y conocer a quien reporta, quienes son los subordinados y los colegas, adicionalmente el nombre de la gerencia o departamento a la cual está adscrito, es importante separar cada gerencia y o departamento para evitar la dualidad de funciones o la posible confusión tanto de actividades o de jefaturas u subordinaciones, esto implica que cada gerencia y sus departamentos respectivos conozcan sus funciones, sus superiores, colegas y subordinados.
Ventajas de un Organigrama.
- Mejor Visualización de los cargos
- Comprobar la composición de la Organización
- Permite tomar decisiones para mejorar los indicadores de la empresa
- Permite fijar un orden dentro de las organizaciones
- Define claramente las funciones de cada departamento y/o empleado
- Definir los perfiles necesarios para la organización
Tipos de Organigrama
- Organigrama Vertical: Es el organigrama clásico, uno de los más utilizados en las empresas. Representa claramente la estructura jerárquica. O sea, el presidente arriba, seguido por los directores, gerentes, y así sucesivamente.
- Organigrama circular: Es utilizado para mostrar el sistema de grandes empresas. En el centro del círculo, se ubica la máxima autoridad, y a partir de él los otros cargos de adentro hacia afuera conforme a la jerarquía.
- Organigrama radial: Es similar al organigrama circular, pero con la diferencia de que la jerarquía no es lo más importante. El objetivo principal es resaltar la importancia del trabajo en equipo para el buen funcionamiento de la organización. También se utiliza en grandes empresas. Tanto el radial como el circular se utilizan en organizaciones sin ánimo de lucro.
Finalidad de un organigrama
Dentro de los organigramas empresariales, una de las funciones es conseguir analizar la estructura para detectar posibles errores. Entre las situaciones que pueden ser detectadas a través de este sistema están:
- Duplicación de funciones.
- Ausencia de mando.
- La existencia de una departamentalización inadecuada.
- Errores de control interno.
- Falta de claridad en lo referente al tipo de autoridad que se le asigna a un cargo.
- Una estructura totalmente desequilibrada, en donde algunos pueden asumir un mayor control de lo que les corresponde
- Identificar la necesidad de nuevos departamentos